A systematic, data-driven approach to dose management

2021-09-30

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 This essay gives insights on: 

• How patient dose is managed in Europe, Japan and Korea
• Why it’s important to systematically manage radiation dose
• What INFINITT DoseM offers as a dose management solution

 

Growing concerns over patient safety

As the focus of the healthcare industry shifts towards patient-centered care, there is a growing emphasis on ensuring and maximizing the safety of patients. In the world of radiology, ‘radiation dose management’ is an important topic of discussion in terms of patient safety since the total amount of medical radiation exposure has been on the rise over the years. At the same time, more and more patients have been receiving high-dose exams and procedures in the fields of interventional radiology, nuclear medicine and radiation therapy—which altogether lead to growing concerns over radiation protection. 

 

Latest trends and policies on dose management

The International Commission on Radiological Protection (ICRP) guidelines state that all medical exposure to radiation should be based on the principles of justification* and optimization**. Based on these guidelines, national authorities around the world establish their system of radiation protection. In particular, Europe and Japan have been at the forefront of enacting regulatory policies and expanding the scope of radiation dose management. Let’s take a look at the details of their policies and how they came to implement such measures.

*Justification: the use of radiation should do more good than harm.
**Optimization: the magnitude of radiation exposure should be kept as low as reasonably achievable (ALARA).

 

① Europe

The 1986 Chernobyl nuclear accident marked the beginning of radiation protection and led to rapid institutionalization of regulatory measures in Europe. In 2013, the European Union (EU) released the European Directive 2013/59/EURATOM which laid down the basic safety standards for protection against radiation exposure. It came into effect as of February 2018, mandating all EU member states to adopt the standards set out by the Directive into their national legislation. 

Details

The principles of justification and optimization must be taken into account when performing medical radiological procedures.

The European Diagnostic Reference Levels (DRLs) must be used and regularly reviewed for radiodiagnostic examinations.

Patients or their representatives must be provided with adequate information on the possible benefits and risks associated with the radiation dose from medical exposure.

• There must be an appropriate system for the record keeping and analysis of events involving accidental or unintended medical exposure.

A medical physics expert (MPE) must be involved in the adoption of medical radiological equipment and must guide practitioners on the medical use of radiation.

<COUNCIL DIRECTIVE 2013/59/EURATOM> Official Journal of the European Union, 2013. 

 

② Japan

In 2006, Japan was the first country in the world to become a super-aged society. Naturally, a larger proportion of the Japanese population started to go for regular imaging check-ups and showed a growing interest in the idea of preventive medicine. The 2011 Fukushima nuclear accident only amplified to the public concern over the dangers of radiation exposure. These factors added up to bring about active discussions on how they could effectively manage medical exposure to radiation. 

Details

• According to the revised reimbursement policies for diagnostic imaging, as of April 2018, qualified healthcare providers* could receive additional 300 incentive points (3,000 JPY, 30 USD) for every CT exam if they keep record of all dose information and make efforts to optimize the dose levels.

• As of April 2020, all healthcare providers must manage and optimize the patient dose from medical exposure. 

*Hospitals with more than 400 beds and 6 full-time radiologists who could provide reading services during the day and night, and over holidays.
<Enforcement of ministerial ordinances to partially revise the Medical Law Enforcement Regulations> Ministry of Health, Labor and Welfare, 2019.

 

While European and Japanese authorities are busy with their efforts to optimize patient dose through various regulatory policies and measures, the situation looks a little different back in Korea where there aren’t any legal regulations in effect yet. However, there is a growing awareness over the dangers of the increasing medical exposure to radiation. Governmental authorities and members of the medical community are raising the need for a system of managing and optimizing dose levels. 

 

③ Korea

According to a study conducted by the Korea Disease Control and Prevention Agency in 2020, the total number of medical radiation use from 2019 was approx. 374 million, which was a 20% increase from the 312 million from 2016. It turned out that the number has been increasing by 6.2% each year. In addition, the entire population’s collective effective dose has reached 125,000 man·Sv in 2019, which showed a 25% increase from 101,000 man·Sv in 2016. 

<Assessment of Radiation Exposure of Korean Population by Medical Radiation> Korea Disease Control and Prevention Agency, 2020.

Details

• The Korea Disease Control and Prevention Agency are conducting activities to reduce the level of medical radiation exposure by providing justification guidelines for medical imaging and developing assessment programs for medical procedures using radiation. 

• Last year, the 21st National Assembly Research Service stated just before the parliamentary audit that there is a need to establish a legal basis for healthcare providers to record and manage the level of patient radiation exposure. They even proposed the possibilities of revising the ‘Article 37 of the Medical Act’ and the ‘Rules on Safety Management of Diagnostic Radiation Emitting Generators’ and developing a real-time dose monitoring program based on the Drug Utilization Review (DUR). 

<2020 Parliamentary Audit Analysis Report Vol.9> Health and Welfare Committee•Gender Equality and Family Committee, National Assembly Research Service, 2020.

 

Dose management is the next step forward

Large and small industrial changes including the paradigm shift towards patient-centered care, the growing concerns over patient safety, the increasing levels of patient dose exposure worldwide and the implementation of major dose management policies and regulations in Europe and Japan have all added up to create this huge wave of ‘radiation dose management.’ Now, proper management of patient dose has become a new competitive edge for healthcare providers in terms of higher quality care and higher level of patient trust.

There is a growing number of healthcare providers in Korea attempting to optimize the level of patient exposure to radiation dose through proper management. However, many facilities are experiencing difficulties with the variety of radiological exams, devices, protocols and all the different variables to take into consideration in the process.

 

A dedicated dose manager,
INFINITT DoseM

INFINITT Healthcare’s dose management solution, INFINITT DoseM, enables healthcare providers to take a systematic, data-driven approach to dose management. By integrating, calculating and processing the dose data acquired from various radiological devices, INFINITT DoseM helps its users to derive and utilize insights from these data for managing dose levels.

Now let’s delve deeper into how INFINITT DoseM works to guide and support healthcare providers with regards to ① integrated dose management ② risk management and ③ research data platform. 

 

① Integrated dose management

With INFINITT DoseM, healthcare providers can optimize patient dose exposure while still maintaining the image quality required for accurate diagnosis. They can easily compare and analyze patient dose levels on INFINITT DoseM which automatically collects all types of dose and protocol information from radiological devices and calculates effective dose and absorbed dose for each patient.

 

KEY FEATURE
Integrated Dashboard

INFINITT DoseM provides an integrated dashboard which can be used to manage and keep track of all dose data generated within a facility at a glance. Users can use the dashboard to stay updated on the total number of exams performed and to analyze the causes behind certain high-dose exams. Also using the Favorite Folder feature on the dashboard, they can even monitor the dosage trends of a specific device or compare dose levels from different institutions, devices, etc. These insights would then be used to improve the management of devices, exam protocols and staff education. 

 

② Risk management

Regardless of the amount of radiation dose involved, healthcare providers must be prepared for any kind of risks that may result from use of medical radiation. For example in the Korean medical law regulates safety management of all diagnostic radiation generating devices in efforts to protect the patients and the medical staff from possible dangers of radiation exposure*. The safety officer at a medical facility is obligated to take the right safety measures in the management of all radiological devices and to conduct regular safety sessions with their staff members as well. 

*Regulations on Safety Management of Diagnostic Radiation Generating Devices, Ministry of Health and Welfare.

INFINITT DoseM enables healthcare providers to perform QA (Quality Assurance) and QC (Quality Control) based on accurate detection of devices with unusually high dose levels. They can track down which device or protocol causes overdose exams and make the right adjustments to prevent potential safety accidents in advance by fixing any technical errors, defects and human errors. 

 

KEY FEATURE
Dose Trigger

INFINITT DoseM offers a feature called Dose Trigger which monitors and records any cases where a radiological device or an exam exceeds the preconfigured dose levels. Users can use Dose Trigger to identify the device causing excessive radiation, find out the reason behind it and make the appropriate changes to device protocols or perform QA/QC accordingly. The resulting changes in dose levels for specific devices can then be monitored on the dashboard.

 

③ Research data platform

As the medical community’s interest in dose management increases, related studies and research projects are also on the rise. National authorities collect and analyze dose data in order to establish diagnostic reference level (DRL) standards while healthcare providers conduct studies on the correlation between patient dose levels and the device’s imaging parameters for clinical applications. In that sense, INFINITT DoseM is an excellent research data platform with its custom statistics, data processing and simulation features.

 

KEY FEATURE
Dose Distribution & CT Simulation

INFINITT DoseM goes far beyond simple management and directs towards dose optimization through statistical analysis of dose data. Users can obtain dose data from either single or multiple medical facilities and establish or update their local DRLs (75th percentile mark) based on the acquired data.

In addition, they can use the CT Simulation feature to simulate patient dose levels in correlation with the changes in imaging parameters. Through continued application of dose data in various research cases, healthcare providers will one day be able to achieve dose optimization according to the principles of ALARA (As Low As Reasonably Achievable).

 

Why INFINITT DoseM?

Seamless integration with the existing workflow

INFINITT DoseM provides seamless interface with various kinds of medical information systems including PACS, RIS and EMR, based on global standards such as DICOM, IHE, HIPAA and HL7. When used hand in hand with INFINITT PACS, INFINITT DoseM can extract the dose data directly from the PACS DICOM images, minimizing network traffic and reducing storage costs as a result.

Web-based solution

Being a web-based solution that does not require any installation, INFINITT DoseM can be easily accessed from mobile devices. 

Patient reports

INFINITT DoseM also provides patient reports which offers patients with sufficient information on their own exposure levels. 

Contrast medium & nuclear medicine information

INFINITT DoseM enables its users to manage and keep track of all nuclear medicine information including isotopes, half-life intervals, activity, contrast agents used in CT exams, etc. 

 

Dose management: 
The new competitive edge in healthcare

More than 300 medical facilities around the world have already started to systematically manage and monitor radiation dose using INFINITT DoseM. Stay on top of the game by choosing to take a more systematic, data-driven approach to dose management. INFINITT DoseM is here to guide you. 

 

 Summary 

• Major dose management policies and regulations are being strongly enforced in Japan and European countries, and the overall awareness of its importance is on the rise in Korea as well. 

• Systematic management of radiation dose is the new parameter for high quality care and patient trust. 

• What INFINITT DoseM offers: ① integrated dose management ② risk management ③ research data platform

 

 

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이용자가 제공한 모든 정보는 사이트의 원활한 운영을 위해 필요한 용도 이외로는 사용되지 않으며, 수집 정보의 범위나 사용 목적, 용도가 변경될 시에는 이용자에게 사전 동의를 구할 것입니다.

 

 

정보의 제공 및 공유

 

이용자의 개인정보를 제3자와 제공하거나 공유하는 경우에는 사전에 공유하는 자가 누구이며 주된 사업이 무엇인지, 제공 또는 공유되는 개인정보 항목이 무엇인지, 개인정보를 제공하거나 공유하는 목적이 무엇인지 등에 대해 이용자에게 고지한 후 이에 대한 동의를 구합니다.

 

다음의 경우에는 합당한 절차를 통한 사이트 이용자의 동의를 얻어 개인정보를 제공 또는 이용할 수 있습니다.

  • 제휴관계: 이용자에게 보다 나은 서비스 제공을 위해 이용자의 개인정보를 제휴사와 공유할 수 있습니다. 이 경우 사전에 이용자에게 제휴사, 제공 및 공유되는 개인정보의 항목, 개인정보 제공 및 공유의 목적, 제공기간, 개인정보보호방안 등에 대해서 개별적으로 고지하는 절차를 거치며, 이용자의 동의가 없는 경우에는 이를 제공 또는 공유하지 않으며, 제휴관계의 변화 또는 종결될 경우에도 고지합니다. 또한 제휴관계가 종결될 경우 제공된 개인정보에 대해서는, 이용자의 동의가 없는 경우 지체 없이 파기하도록 조치하며, 일단 개인정보 제공에 동의하더라도 언제든지 그 동의를 철회할 수 있습니다.
  • 위탁처리: 당사의 원활한 업무처리와 이용자에게 보다 나은 서비스 제공을 위하여 이용자의 개인정보를 위탁처리 할 수 있으며, 이 경우 반드시 사전에 위탁처리 업체명과 목적, 위탁처리 되는 개인정보의 범위, 위탁처리과정, 위탁관계기간 등에 대해 상세하게 고지합니다.
  • 매각, 인수합병: 서비스 제공자의 권리, 의무가 승계 또는 이전되는 경우 이를 반드시 사전에 고지하며 사이트 이용자의 개인정보에 대한 동의철회의 선택권을 부여합니다.

다음의 경우에는 이용자의 동의 없이 개인정보를 제공하는 것이 가능합니다.

① 사전에 개인정보 제공에 동의한 경우

② 사이트를 이용함에 있어서 타인에게 정신적, 물질적 피해를 입혀 그에 대한 법적 조치를 취하기 위해 개인정보를 공개해야 한다고 판단되는 충분한 근거가 있는 경우

③ 통계작성, 학술연구 또는 시장조사를 위하여 필요한 경우로서 특정 개인을 알아볼 수 없는 형태로 가공하여 제공하는 경우

④ 법령의 규정에 의거하거나, 수사 목적으로 법령에 정해진 절차와 방법에 따라 수사 기관의 요구가 있는 경우

 

 

개인정보의 취급 위탁

 

인피니트는 보다 나은 서비스 제공을 위하여 이용자의 개인정보를 인피니트의 계열사, 해외 법인, 제휴 회사 등에 제공하거나 공유할 수 있습니다.

 

제공받는 자

이용 목적

제공 정보 항목

개인 정보의 보유 및 이용 기간

인피니트 계열사
및 소속 해외 법인

상담 및

서비스 제공

이름, 국가, 기관명, 전화번호, 이메일 주소, 관심제품, 참가전시회, 방문일시, 문의사항 등
영업 및 서비스 제공에 관련된 정보

위탁 계약 종료 시까지

㈜맑음

서비스 제공을 위한 시스템 개발 및 운영

이름, 국가, 기관명, 전화번호, 이메일 주소, 관심제품, 참가전시회, 방문일시, 문의사항. IP Address, 쿠키, 동의 날짜, 방문 일시, 서비스 이용 기간, 서비스 이용 기록, 이용 빈도 파악,
불량 이용 기록, 통계 정보 등

 

 

이용자 및 법정대리인의 권리와 그 행사 방법

 

이용자는 언제든지 서면 또는 이메일을 통해 개인정보를 조회 및 수정 요청할 수 있으며 개인 정보 수집과 이용에 대한 동의를 철회할 수 있습니다.

 

이용자가 개인정보 오류에 대한 정정을 요청하는 경우 정정을 완료할 때까지 개인 정보를 이용 또는 제공하지 않습니다. 잘못된 개인정보를 이미 제 3자에게 제공한 경우에는 정정 처리 결과를 제 3자에게 지체 없이 통지하여 정정이 이루어지게 처리하며, 이용자의 삭제 요청에 따른 개인정보는 「개인정보 보유기간 및 이용기간」에 명시된 바에 따라 취급하고 그 외의 용도로 열람 또는 이용할 수 없도록 조치합니다.

 

원칙적으로 개인정보의 수집 및 이용에 법정대리인의 동의가 필요한 만 14세 미만 아동의 개인정보는 수집하지 않습니다. 만약 만 14세 미만 아동의 개인정보가 수집된 경우, 법정대리인은 아동의 개인정보를 조회하거나 수정할 수 있으며 수집 및 이용 동의를 철회할 권리를 가집니다.

 

 

이용자의 정보 관리

 

개인정보 보유기간 및 이용기간

인피니트는 원칙적으로 개인정보 이용 목적 달성 후 또는 이용자의 요청이 있을 시 해당 개인정보를 지체 없이 파기합니다. 단, 내부 방침 및 관계 법령의 규정에 의해 보존의 필요가 있는 경우 아래와 같이 관계 법령에서 정한 기간 동안 개인 정보를 보유합니다.

  • 상법 등 법령의 규정에 의해 보존할 필요성이 있는 경우 법령에서 규정한 보존기간 동안 사용내역과 최소한의 기본정보를 보유
  • 보유기간을 미리 공지하고 그 보유기간이 경과하지 아니한 경우와 개별적으로 이용자의 동의를 받을 경우에는 약정한 기간 동안 보유
  • 다음의 경우 명시한 기간 동안 개인정보를 보유

① 영업 및 제품 등에 대한 문의, 조회, 계약 및 청약 철회, 소비자의 불만 및 분쟁 처리 등에 관한 기록: 5년 (전자상거래 등에서의 소비자 보호에 관한 법률)

② 웹사이트 방문 기록: 3개월 (통신비밀보호법)

③ 소비자의 불만 또는 분쟁처리에 관한 기록: 3년 (전자상거래 등에서의 소비자 보호에 관한 법률)

④ 불순한 목적으로 한 재이용을 방지하고, 증빙 자료 및 분쟁대비를 위해 이용자의 정보를 동의 철회를 한 날로부터 3개월간 임시로 보관

⑤ 회사 내부 방침에 의한 정보 보유 사유 (부정이용기록 등) 발생 시: 1년

 

개인정보 파기 절차 및 방법

인피니트는 원칙적으로 개인 정보의 수집 및 이용 목적이 달성되는 경우, 개인 정보에 대한 법적 ∙ 경영적 필요가 해결되는 경우 해당 이용자의 개인 정보를 지체 없이 파기합니다. 개인 정보가 수록된 종이 기록은 파쇄 또는 소각하고, 전자 파일에 저장된 개인 정보는 기술적으로 복원이 불가능한 방법을 이용하여 삭제합니다.

 

 

개인정보처리방침 변경

 

인피니트의 개인정보처리방침은 수시로 변경될 수 있습니다. 인피니트는 이용자의 명시적인 동의 없이 본 개인정보처리방침에 설명된 이용자의 권한을 축소하지 않습니다. 인피니트는 개인정보처리방침에 변경이 있을 경우 해당 내용을 본 페이지에 게시합니다.

 

 

정보보호 활동

 

인피니트는 이용자가 더욱 안심하고 신뢰할 수 있는 서비스를 제공하고자 항상 노력하고 있습니다. 이용자의 정보를 소중하게 생각하며 안전하게 지키기 위해 최선의 노력을 다할 것을 약속 드립니다.

  • ISO/IEC 27001:2013

국제 표준화 기구 ISO 및 국제 전기 기술 위원회 IEC가 제정하고 관리하는 정보보호관리 체계에 대한 국제 인증으로, 국제 최상위 보안 표준 규격입니다.

인프라 전반에 적용하기 위해 2016년 취득 후 인증을 유지하고 있습니다.

  • HIPAA

미국에서 제정되었으며 의료정보의 프라이버시와 보안 및 정보 신뢰성을 강화하기 위한 법안입니다. 인피니트는 제품의 설계 단계부터 HIPAA의 요구 사항을 반영하고 있습니다.

  • BS10012:2017

국제 개인정보보호 경영시스템 인증 규격입니다.

GDPR 대응 및 개인정보를 효과적으로 관리하고 보호하기 위해 2018년 취득 후 인증을 유지하고 있습니다.

 

 

개인정보보호 업무 담당 부서

 

이용자의 개인정보 관련 문의 사항 및 불만 처리를 위해 다음과 같이 개인정보보호 책임자 및 담당자를 지정하고 있습니다.

 

개인정보보호 책임자

성명 : 조상욱 (CISO)

소속 : 연구개발3본부

전화 : 02-2194-1600

이메일 : privacy@infinitt.com

사이트 관리 담당자

성명 : 김지혜

소속 : 브랜드관리팀

전화 : 02-2194-1600

이메일 : privacy@infinitt.com

 

기타 개인정보침해에 대한 신고나 상담이 필요하신 경우에는 아래 기관에 문의하시기 바랍니다.

 

 

개정일자: 2019.04.03
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